Die Pentos AG, ein mittelständisches IT-Beratungsunternehmen, stand 2001 vor dem Problem, dass projektbezogene Tätigkeiten, die überwiegend bei verschiedenen Kunden vor Ort durchgeführt wurden, immer häufiger wurden. Die Koordination der Projekte und des Unternehmens erfolgte primär über E-Mail und Telefon. Diese beiden Formen der Kommunikation stellten sich jedoch als nicht ausreichend heraus. Ein Großteil des Wissens lag zudem bei einzelnen Mitarbeitern - ein einheitlicher Wissensstand war so nicht zu realisieren, Synergien wurden häufig nicht erkannt und genutzt. Um hier Abhilfe zu schaffen, wurden wöchentliche Face-to-Face-Meetings angesetzt. Aufgrund terminlicher Abstimmungsschwierigkeiten und größerer örtlicher Distanz war diese Lösung auf Dauer allerdings nicht praktikabel. Da Pentos sehr viel Wert auf die kontinuierliche Weiterentwicklung und Optimierung der internen Prozesse legt, suchte das Unternehmen einen Weg, die neuen Technologien für den eigenen Bedarf zu nutzen. Eine Pilotgruppe aus drei Mitarbeitern konzipierte einen Newsletter, eine Art des internen Bloggings, und setzte ihn konsequent ein. Schon nach kurzer Zeit wurde das Instrument auf weitere Mitarbeiter ausgedehnt und Anfang 2004 als fester Bestandteil in die Zielvorgaben jedes Mitarbeiters integriert.

In den Newslettern erläutert der Blogger kurz seine Tätigkeiten in verschiedenen Projekten. Wichtig ist, dass dabei ein Bezug zum jeweiligen Projekt- oder Unternehmenserfolg hergestellt wird. So ist jeder Mitarbeiter angehalten, regelmäßig kritisch darüber nachzudenken, was er tut, warum er es tut und wie es mit anderen Prozessen und Zielen im Unternehmen zusammenhängt. Neben "Hard Facts" können die Mitarbeiter private Ereignisse, interessante Neuigkeiten und Unterhaltsames in den Blogs verarbeiten. Dies trägt zu einem gesteigerten Wir-Gefühl bei. Eine wichtige Zusatzfunktion ist die Möglichkeit, Kommentare abzugeben. Erfolge werden so gemeinsam gefeiert, bei Schwierigkeiten können Kollegen hilfreiche Anregungen geben. Die Abbildung 1 zeigt beispielhaft einen Blogeintrag. Die Erfahrung zeigte, dass die Mitarbeiter schon nach kurzer Zeit in der Lage sind, sich mit einem Aufwand von 15 Minuten pro Woche aktiv zu beteiligen.

Um die hohe Qualität der Newsletter zu gewährleisten, werden neue Mitarbeiter von ihrem Vorgesetzten beim Schreiben ihrer ersten Berichte unterstützt. Auch die Marketing- und Presseverantwortlichen stehen jederzeit mit Rat und Tat zur Seite. Diese Hilfestellung ist in den Jahreszielen festgehalten und sorgt dafür, dass die Unterstützung aktiv angeboten wird. Insbesondere dann, wenn Mitarbeiter mit dem Schreiben ihres Blogs in Verzug kommen, werden sie aufgefordert und ermuntert. Die Mithilfe kann so weit gehen, dass der Mitarbeiter seine Tätigkeiten mündlich per Telefon schildert, und die Kollegin eine kurze Zusammenfassung für ihn erstellt.

Eine besondere Motivationsfunktion übernimmt der Auswertungsmechanismus. Die einzelnen Lesevorgänge werden jeden Abend in einem Statistikdokument anonymisiert zusammengefasst und dem Bericht zugeordnet. So wird präzise festgehalten, wie groß das Interesse an den einzelnen Berichten ist. Auch die Gesamtzugriffe seit Jahresbeginn werden abgebildet. Erfahrungsgemäß lesen die Mitarbeiter zwischen 10 und 15 Wochenberichte und benötigen dafür etwa 30 Minuten pro Woche, was den Blogs eine hohe Bedeutung beimisst.

Selbstverständlich "blogt" auch der Vorstand. Die Newsletter der Geschäftsführung spielen dabei eine besondere Rolle: Die Mitarbeiter sehen die Blogs des Managementteams als Maßstab für ihre eigenen Berichte. Auch ein regelmäßiges Feedback zu den Blogs der Angestellten verstärkt diese Form der internen Kommunikation positiv.

Die Ausgangsbasis für die technische Implementierung bildet das Groupware-System IBM Lotus Notes/Domino. Auf dieser Plattform setzt eine Wissensdatenbank auf, genannt "Team Space", die in Form und Funktion den Standard-Schablonen "Teamroom" und "Diskussionsforum" ähnelt. Sie kann lokal, ohne Netzzugang oder im Netzwerk entweder über den Notes-Client oder über einen Web-Browser genutzt werden.